Clever arbeiten

Der kreative Schreibtisch

published: 11.04.2005

Ordnung auf dem Schreibtisch kann den Unterschied ausmachen (Foto: shutterstock.com/headcircle) Ordnung auf dem Schreibtisch kann den Unterschied ausmachen (Foto: shutterstock.com/headcircle)

Wo ist doch gleich der Zettel mit den wichtigen Notizen aus dem Seminar? Auf welchem Blatt hast du die letzte Vorlesung mitgeschrieben? Die Stapel auf dem Schreibtisch schauen dich stumm an. Es bleibt dir nichts übrig, als mit der Suche zu beginnen. Manchmal nimmt das Wühlen schon mehr als die halbe eingeplante Arbeitszeit in Anspruch. Wenn du dann auch noch Unterlagen findest, die du bereits vor einer Woche verzweifelt gesucht hast, ist es vielleicht Zeit, dein Ordnungssystem gründlich zu überdenken. Denn ein aufgeräumter Schreibtisch vermeidet Stress.

Ordnung ist relativ

Zettelwirtschaft oder kreative Chaos - die Namen für Unordnung haben viele beschönigende Umschreibungen. Doch nicht jeder Schreibtisch muss wie aus dem Designer-Katalog aussehen. Außerdem bedeutet ein ordentlicher Arbeitsplatz noch lange nicht, dass sein Besitzer auch im Kopf gut sortiert ist. Denn generell muss jeder selber wissen, wie er am besten arbeiten kann. Einige fühlen sich eben in ein klein wenig Chaos am wohlsten. Auch das Thema Ordnung ist relativ und wird von jedem anders definiert. Was der eine als chaotische Unordnung ansieht, ist für den anderen die ideale Arbeitsatmosphäre. Nicht jeder fühlt sich in klinischer Sauberkeit wohl. Wichtig ist aber, dass man sich in seinem Arbeitsumfeld zurechtfindet.

Ordnung ohne Fanatismus

Ob auf dem Schreibtisch ein paar Zettel herumliegen oder nicht, ist also nicht entscheidend. Ein paar einfache Regeln zu befolgen, fördert jedoch ein entspanntes Arbeiten. Dass bedeutet nicht, dass du in Ordnungsfanatismus verfallen sollst!

1. Der Platz auf dem Tisch, den man erreichen kann, ohne sich erheben zu müssen, ist der wichtigste. Hier sollten all die Sachen parat liegen, die du bei der täglichen Arbeit immer wieder brauchst. Arbeitsmittel wie Locher, Stifte, Tesafilm und Büroklammern gehören ebenso dazu wie ein paar Nachfüllminen für den Kugelschreiber und ein neuer Block Post-Its.

2. In die Schubladen um den Sitzplatz herum gehören Organisationsmittel wie verschiedene Mappen und Hefter und ein Wörterbuch oder andere Nachschlagewerke, die häufig benötigt werden. Wer einen Container neben oder unter dem Schreibtisch nutzt, sollte diesen nach Plan bestücken: In die oberen Schubladen kommen Gegenstände wie Stifte und Tesafilm, in die nachfolgenden Schubladen Nachfüllmaterial. Hamstern ist dabei überflüssig - niemand braucht 250 Briefbögen in der Schublade oder 45 CD-Rohlinge auf einmal.

3. Praktisch sind stets griffbereite Zettel und Stifte, um Blitzideen festzuhalten. Wie oft bleibt ein Geistesblitz unnotiert, weil du gerade keinen Zettel zur Hand hattest? Es nervt unnötig, wenn man drei oder vier Kugelschreiber ausprobieren muss, bevor man einen gefunden hat, der schreibt.

Büro-Utensilien nutzen

Eine große Hilfe beim Aufräumen sind Büroutensilien und Archivierungssysteme wie Hängeregister. Der gute alte Aktenordner ist hier der Klassiker. Aber gerade in den letzen Jahren bieten Unternehmen eine Vielzahl innovativer großer und kleiner Hilfsmittel an. Dafür ist der Klebezettel oder so genannte Post-It eines der bekanntesten Beispiele. Welches System oder welche Marke du bevorzugst, bleibt dir überlassen. Du solltet du dir erst einmal einen Markt-Überblick verschaffen und verschiedene Produkte ausprobieren. Hier können auch Erfahrungen fortgeschrittener Studierenden helfen.

Die Vier-Quadranten-Methode

Eine bekannte Methode, den Schreibtisch nicht zum Bermudadreieck werden zu lassen, ist die Vier-Quadranten-Methode. Sie wurde durch den amerikanischen Präsidenten Eisenhower populär, der so seinen Arbeitsplatz geordnet haben soll. Hierbei wird ein leerer Tisch (nicht der Schreibtisch, sondern ein zweiter Tisch daneben) oder notfalls der Fußboden in vier Felder eingeteilt. Dann arbeitest du dich konsequent im Uhrzeigersinn durch den Schreibtischdschungel, bis kein einziges Blatt Papier und kein Aktenordner mehr darauf liegen.

In das erste Feld des anderen Tisches kommen alle Unterlagen, die du nicht mehr benötigst und die weggeworfen werden können. In den zweiten Quadranten werden Unterlagen eingeordnet, die weitergeleitet werden können - sei es an einen Kommilitonen, Professor oder Mitbewohner.
In das dritte Feld wandern Unterlagen, die sofort archiviert oder einer Kartei zugeordnet werden können. Der vierte Quadrant ist der wichtigste: Hier werden Unterlagen abgelegt, die sofort bearbeitet werden müssen. Für die Vier-Quadranten-Methode ist entscheidend, keine Ausnahmen zu machen. Es gibt nur vier die Optionen "wegwerfen", "weiterleiten", "archivieren" und "direkt bearbeiten".

Für die vier Quadranten gelten weitere Regeln: Wegwerfen solltest du alles das, was du jederzeit wiederbeschaffen kannst, nur zur Kenntnis erhalten hast, dich weniger interessiert oder unwichtig für dich ist. Weiterleiten solltest du, was nicht deine Aufgabe ist, einen anderen interessieren könnte (Kommilitonen, Mitbewohner) oder ein anderer schneller oder besser erledigen kann. Das gilt zwar nicht oft für dein Studium, hilft aber bei der Bearbeitung von WG-Telefonrechnungen. Hier helfen auch Klebezettel mit Kommentaren für den Empfänger. Ablegen oder archivieren lässt sich, was du nicht wegwerfen, weiterleiten oder bearbeiten kannst. Im vierten Quadranten solltest du dringend bearbeiten, was dein sofortiges Handeln erfordert oder woran du gerade Spaß hast.

Wenn die Ordnung einmal hergestellt ist, sollten neue Unterlagen gleich nach diesem System eingeordnet werden. Andernfalls regiert schon nach kurzer Zeit wieder das Chaos! Vermutlich wird dieser Vorgang in den meisten Fällen nur wenige Minuten in Anspruch nehmen. Hast du erst einmal für einige Zeit deinen Schreibtisch so in Ordnung gehalten, wirst du das Vier-Quadranten-System schnell verinnerlicht haben.

Aufräumen per Mausklick

Was auf dem Schreibtisch möglich ist, funktioniert auch auf dem Rechner. Auf so manchem Windows-Bildschirm sieht es aus wie Kraut und Rüben: unzählige Programmsymbole, die kunterbunt über die Arbeitsfläche verstreut sind. Wer da Ordnung ins Chaos bringen will, kann per Mausklick aufräumen. Einfach mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle der Arbeitsfläche klicken, die Funktion "Symbole anordnen" auswählen und festlegen, nach welchem Kriterium die Icons zu ordnen sind. Wer in demselben Menü die Option "Automatisch anordnen" aktiviert, stellt sicher, dass es auch künftig kein Durcheinander mehr gibt. Denn dann sorgt das Programm automatisch dafür, dass die Symbole stets in Reih und Glied stehen.

Hat auf diese Weise die Übersichtlichkeit Einzug in deinen Arbeitsplatz gehalten, kannst du die Vorzüge deiner Ordnung genießen: Nichts Überflüssiges steht mehr im Weg, jede Unterlage ist zu jeder Zeit griffbereit und du hast plötzlich jede Menge Platz und Zeit. Nichts mehr, was dich vom Arbeiten abhält - ideale Voraussetzungen also zum Studieren. Los geht's!

[Jörg Römer]

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