Übersicht behalten

Verloren im Papier-Dschungel?

published: 02.03.2007

Gut sortierte Ordner helfen dir, im Papierchaos den Überblick zu bewahren (Foto: shutterstock.com/andrea crisante) Gut sortierte Ordner helfen dir, im Papierchaos den Überblick zu bewahren (Foto: shutterstock.com/andrea crisante)

Welches Dokument brauche ich später noch?
Kennst du die Papier-Stapel, die sich gerne einmal auf unschuldigen Schreibtischen breit machen? Rechnungen, ein Brief der Versicherung, die Mahnung der Vermieterin und irgendwo ganz sicher auch die Immatrikulationsbescheinigung vom neuen Semester.

Entschließt man sich dann endlich, "Klar Schiff" zu machen, entsorgt man mit Sicherheit genau das Dokument, welches drei Tage später das Finanzamt sehen will. Die Techniker Krankenkasse hat Tipps für dich, wie man Papiere sinnvoll archiviert und wann Dokumente entsorgt werden dürfen.

Der Ordner "Unterlagen"
Dieser Ordner ist der wichtigste von allen, sozusagen der König unter den Aktenordnern. Er enthält wichtige Schriftstücke, die sich nicht laufend ändern sondern grundlegende Daten eines Lebens dokumentieren. Dazu gehören die Geburtsurkunde, das Stammbuch, Pässe, Zeugnisse, Diplome und Urkunden. Auch der Lebenslauf sollte hier abgelegt werden, Meldungen zur Sozial- und Rentenversicherung und die Dienstzeitbescheinigung der Bundeswehr oder des Zivildienstes. Die Dokumente dieses Ordners sollte man nie wegwerfen!

Der Ordner "Ausbildung/Job"
Wie der Titel verrät, dreht sich hier alles um die Arbeit. Zum Inhalt gehören Zwischenzeugnisse, Bewerbungsunterlagen, Passfotos, der Arbeitsvertrag und Gehaltsabrechnungen.

Der Ordner "Wohnung"
Hier tummeln sich neben dem Mietvertrag auch der Kautionsbeleg, Abrechnungen und Vorauszahlungsbelege von Nebenkosten, Rechnungen über Wasser, Strom, Gas, Müll, Telefon, Kabel und GEZ. Ebenso ist dies der richtige Ort für Handwerkerrechnungen. Bei Bedarf kann der Wälzer noch einmal in die Kategorien "laufende Kosten" und "Wohnen/Renovierung" unterteilt werden.

Der Ordner "Kfz"
Der Auto-Order füllt sich schnell mit dem Kaufvertrag und Kfz-Brief sowie TÜV- und ASU-Belegen und hoffentlich nicht zu vielen Reparaturabrechnungen. Weiterhin finden hier die Belege der Kfz-Steuer, Kfz-Versicherung, die grüne Versicherungskarte und Unterlagen zu Unfällen ihren Platz.

Der Ordner "Konten"
Dieser Ordner bietet Überblick über vorhandenes oder nicht vorhandenes Vermögen. Es bietet sich an, den Ordner in die Bereiche "Girokonto" und "Sparen" zu unterteilen. In die erste Kategorie gehören Kontoauszüge, eventuell Unterlagen zum Online-Banking, aber auch eine Liste aller Daueraufträge oder Abbucher. Unter dem Motto "Sparen" versammeln sich Sparbücher, Sparverträge, Aktienfonds, Freistellungs- und Bausparaufträge, Unterlagen zum Kindergeld, BAföG und zu Krediten.

Der Ordner "Versicherungen"

Selbst Minimalisten verfügen in der Regel über eine ganze Palette an Versicherungen. Dazu gehören die Haftpflicht- und Hausratversicherung, Lebens- und Unfallversicherung, Renten- und Rechtsschutzversicherung. Alle Anträge, Versicherungsscheine, Rechnungen und Schriftwechsel lassen sich am besten gemeinsam sammeln.

Der Ordner "Gesundheit"
Wer gesund bleiben will, braucht einen riesigen Aktenordner. Hier finden sich alle Unterlagen zur Krankenkasse, Auslandskrankenscheine und Impfpässe. Gegebenenfalls können auch der Mutterpass, Belege zu Vorsorgeuntersuchungen und Arztbriefe abgelegt werden.

Der Ordner "Steuer"
Das leidige Thema Steuererklärung kann man sich erleichtern, indem man die nötigen Unterlagen übersichtlich aufbewahrt. In dem Ordner befinden sich alte Steuererklärungen und -bescheide und die Quittungen des laufenden Jahres. Um die Belege schnell zu finden, sollte man sie systematisch nach Themen sortieren. Wenn die entsprechende Steuererklärung eingereicht und durch das Finanzamt zurückgegeben wurde, dürfen diese Belege gerne entsorgt werden.

Der Ordner "Abonnements/Vereine"
Besonders Beträge, die nur einmal jährlich vom Konto abgebucht werden, geraten schnell in Vergessenheit. Sämtliche Schriftwechsel, die durch Vereine, Abonnements oder auch Versandhausbestellungen anfallen, sollten in diesem Ordner archiviert werden.

Der Ordner "Gebrauchsanweisungen/Garantien"
Auf der Suche nach einer Gebrauchsanweisung kommt es desöfteren zu Wutanfällen. Darum macht es Sinn, alle Unterlagen, die man beim Kauf eines Gerätes erwirbt, gemeinsam abzulegen. Dazu gehören neben der Gebrauchsanweisung auch die Rechnungen, Zahlungsbelege und Garantiescheine. Auch Lizenzen zu den Programmen, Info-Material, eine Liste der Tan-Nummern und Unterlagen über Provider können hier deponiert werden.

Wann kann ich Dokumente entsorgen?
Für private Unterlagen gibt es keine gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen. Dennoch ist es sinnvoll, Dokumente über einen gewissen Zeitraum aufzubewahren.

Rechnungen und Garantiekarten sollten mindestens ein Jahr länger als die Garantiezeit dauert aufbewahrt werden, Gebrauchsanweisungen für die Lebensdauer des Gerätes. Von Telefonrechnungen sollte man sich erst nach zwei Jahren trennen. Drei Jahre lang sollte man abgelaufene Sparbücher und Sparverträge behalten, genauso wie Rechnungen zu Versicherungen und Kontoauszüge. So lange sollte man auch nach dem Vertragsende warten, bevor Rechnungen und Verträge von Abonnements entsorgt werden.

Etwa fünf Jahre Lebensdauer sollten Gehaltsabrechnungen, Unterlagen zur Waisenrente nach deren Ablauf, BAföG-Dokumente nach der Rückzahlung, Versicherungsverträge und -urkunden nach Vertragsende haben. Auch Mietverträge für Immobilien und Zahlungsbelege für die Kaution nach Vertragsende, Rechnungen für Nebenkosten und Steuererklärungen sollten so lange aufbewahrt werden.

Ganze zehn Jahre sollte man sich nicht von den Dezember-Gehaltsabrechnungen, Unterlagen über Kindergeld und Steuerbescheiden des Finanzamtes trennen. Die gesetzliche Frist zur Archivierung von Buchhaltungsunterlagen eines Gewerbes oder Freiberufes sowie von Unterlagen des Arbeitgebers zu Minijobs beträgt ebenfalls mindestens zehn Jahre.

[Franzisca Teske]

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