Eine angemessene E-Mail an deine Professorin oder deinen Dozenten zu schreiben, ist am Anfang gar nicht so einfach (Foto: fizkes/Shutterstock.com) Eine angemessene E-Mail an deine Professorin oder deinen Dozenten zu schreiben, ist am Anfang gar nicht so einfach (Foto: fizkes/Shutterstock.com)
Kommunikation

So schreibst du eine E-Mail an deinen Dozenten

Der Kontakt mit deinen Dozenten ist gerade während der Phase des Online-Studiums wichtig. Bei Nachfragen oder zur Prüfungsbetreuung musst du dich an sie wenden. Dabei gibt es einiges zu beachten, um nicht unhöflich zu sein oder in ungewollte Fettnäpfchen zu treten. Mit diesen fünf Tipps bist du auf der sicheren Seite.

Deine Uni-Mailadresse nutzen

Für die Unterhaltung mit der Professorin oder dem Dozenten nutzt du am besten die E-Mail-Adresse, die dir deine Universität zugewiesen hat. So kann dich der oder die andere direkt zuordnen, und die Mail landet in der Regel nicht im Spam-Ordner. Wenn du die Adresse selten nutzt und eventuell die Kommunikation dort übersiehst, kannst auch eine Mailadresse nutzen, die aus deinem Vor- und Nachnamen besteht.

Die richtige Anrede

Wenn du das erste Mal Kontakt mit deiner Professorin oder deinem Dozenten zu einem Thema aufnimmst, solltest du eine Anrede verwenden und Titel ausschreiben. Kennst du den Dozenten noch gar nicht, kannst du den "Professor" ruhig vor den Namen setzen – dann aber ohne "Dr.", denn den hat ein Prof quasi zwangsläufig. Du nimmst also immer den höchsten Titel. Antwortet er dann beispielsweise mit "Lieber Herr Student", kannst Du dich dem anpassen. Kennst du die Person bereits und weißt, dass sie auf den Titel keinen gesteigerten Wert legt, reicht auch "Sehr geehrter Herr XY".
 


Dein Anliegen klar formulieren

Schon beim Betreff solltest du möglichst präzise sein und den betreffenden Kurs und das Modul angeben. Formuliere dein Anliegen so, dass aus einer Nachricht direkt ersichtlich wird, welche Frage deine Professorin oder dein Dozent beantworten soll. Versuche dabei nicht zu ausschweifend zu erklären oder zu viele private Informationen preiszugeben. Wenn du dich wegen eines Arzttermins entschuldigen musst, schildere nicht deine ganze Krankheitsgeschichte.
 


So schließt du die E-Mail ab

Die E-Mail beenden solltest du mit einer vollständigen Grußformel und nicht mit Abkürzungen wie "MfG" oder "LG". Kein Komma zwischen Schlussformel und Namen! Auch hier gilt: Passe dich dem Ton deines Gegenübers an. Antwortet deine Dozentin mit "Liebe Grüße", solltest du diesen Stil übernehmen. Auch wenn du deinen Dozenten schon gut kennst, machst du mit "Herzliche Grüße" nichts falsch. Solltest du wegen Prüfungsangelegenheiten schreiben, ersparst du dem Mail-Empfänger Arbeit, wenn du hinter deinem Namen die Matrikelnummer angibst. Außerdem solltest du mit deinem Vor- und Nachnamen abschließen. Dann kennt deine Professorin oder dein Dozent für seine Antwort deine Anrede.

Wenn der Dozent nicht antwortet

Die Dozierenden bekommen sicherlich täglich viele E-Mails. Wundere dich also nicht, wenn die Antwort mal etwas länger dauert. Nach einiger Zeit solltest du allerdings freundlich nachhaken, damit dein Anliegen rechtzeitig geklärt wird.
 

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Die Autorin: Rebecca Niebusch
Die Autorin: Rebecca Niebusch

Die Autorin: Rebecca Niebusch

In Ostfriesland geboren und in Norddeutschland aufgewachsen, verbrachte Rebecca während der Schulzeit ein Austauschjahr in Iowa in den USA. Nach dem Abi reiste sie nach Kanada und jobbte dort als Bäckerin und im Supermarkt. Nach fünf Jahren Studium in Köln geht es jetzt nach Hamburg, wo sie sich beruflich im Journalismus austobt. Rebecca liebt Podcasts, TKKG, Urlaub in Dänemark, Late-Night-Shows und Interior Design.